ثبت و ضبط اطلاعات
بعد از مطالعه ی منابع و متون، برای حفظ و نگهداری اطلاعاتی که از طریق مطالعه به دست آورده ایم، به هیچ وجه نباید به حافظه تکیه کنیم بلکه باید هر چه سریع تر آن را ثبت و ضبط کنیم تا به هنگام نیاز بتوانیم از آن استفاده کنیم. نکته ی اساسی که در یادداشت اطلاعات باید مورد توجه قرار گیرد، این است که از روش و ابزارها استفاده شود تا یادداشت ها از قابلیت دسترسی سریع، تنظیم و طبقه بندی برخوردار باشد. اگر روش مناسبی برای جمع آوری اطلاعات نداشته باشیم، اطلاعات جمع آوری شده به توده ای از اطلاعات گسسته و غیر قابل استفاده تبدیل خواهد شد.
شیوه های یادداشت برداری
امروزه بهترین شیوه ای که برای یادداشت برداری یا ثبت و ضبط اطلاعات به کار می رود، شیوه ی فیش برداری یا تهیه ی یادداشت در برگه های یادداشت است.
روش های تهیه ی فیش
اطلاعاتی که ثبت می کنیم یا عین متن هستند یا خلاصه یا برداشتی از آن؛ در نتیجه به سه صورت می توانیم هر فیشی را تهیه نماییم.
1- فیش نویسی: بدین صورت که اطلاعات موجود در متن را بر روی برگه ی یادداشت بنویسیم. حال این کار می تواند یا به صورت خلاصه یا به صورت برداشت یا به صورت یادداشت عین متن انجام گیرد.
2- فیش سازی: با توجه به اینکه امروزه امکان تصویربرداری از متن (فتوکپی یا زیراکس) یا استفاده از اصل متن (به صورت قیچی کردن) وجود دارد برای فیش هایی که نقل قول مستقیم هستند، ضرورت نوشتن وجود ندارد. به جای آن یا از متن کپی می گیریم و یا اصل آن را جدا می کنیم و بر روی برگه های یادداشت می چسبانیم. در این صورت کافی است مشخصات اطلاعات ثبت شده بر روی فیش یادداشت شود.
3- فیش های آدرسی یا سندی: در مواردی هیچ ضرورت ندارد که پژوهشگر اطلاعات موجود در منابع را بر روی برگه های یادداشت ثبت نماید؛ زیرا کتاب یا منبع در اختیار اوست و هرگاه خواسته باشد می تواند به آنها رجوع کند. از این رو برای تهیه ی یادداشت کافی است آدرس و مشخصات منبع و موضوعات فیش یادداشت شود و هرگاه پژوهشگر نیاز به اصل اطلاعات داشت، به خود منبع رجوع نماید
فنون یادداشت برداری
1- یادداشت ها به صورت واضح و روشن نوشته شود تا خواندن آن آسان باشد.
2- در نوشتن یادداشت امانت داری رعایت شود. در صورتی که یادداشت عین مطلب باشد، در واقع باید متن به صورت کامل رونویسی شود اما در صورتی که یادداشت به صورت خلاصه یا برداشت باشد، در محتوا و پیام اصلی نوشته هیچ گونه تصرفی صورت نگیرد.
3- از یک طرفِ برگه ی یادداشت برای نوشتن استفاده شود. لازم است برای مطالعه و بررسی یادداشت ها آن ها را طبقه بندی کرد. در صورتی که اگر در هر دو طرف فیش بنویسیم، به راحتی نمی توان آن ها را طبقه بندی کرد و بر آن ها اشراف کامل داشت.
4- از هر برگه ی یاددداشت برای ثبت یک اطلاعات مشخص با موضوع واحد استفاده شود و از ثبت اطلاعات مختلف بر روی برگه ی یادداشت خودداری شود.
5- برای تمام یادداشت ها عنوان مناسبی در نظر بگیرید. عنوان انتخابی باید به گونه ای باشد که هم معرف محتوای یادداشت باشد و نیز محل کاربرد و استفاده از یادداشت در پژوهش را مشخص نماید.
6- منبع و مأخذ هر یادداشت را در پایین یا بالای برگه ی یادداشت بنویسید.
7- نوع یادداشت را مشخص نمایید. اینکه مشخص شود یادداشت شما نقل قول مستقیم باشد یا غیر مستقیم، خلاصه باشد یا برداشت، در پژوهش امر بسیار مهمی است.
8- سعی کنید همراه با هر یادداشتی که ثبت می نمایید، دیدگاه های خودتان را نیز یادداشت کنید؛ یعنی در نوشتن یادداشت ها منفعل نباشید بلکه به صورت فعال در برابر هر محتوایی که ثبت می کنید، اظهارنظر داشته باشید. زیرا خلاقیت های ذهنی اگر یادداشت نشوند از بین می روند.
9- در مواردی یادداشت های شخصی نیز تهیه کنید. همان گونه که افکار و اندیشه های دیگران را ثبت می کنید، افکار و اندیشه های خود را نیز به صورت مستقل ثبت کنید.
10- میزان یادداشت در هر زمینه ای به همان اندازه باشد که مورد نیاز شماست. از ثبت اطلاعات اضافی پرهیز کنید.
بازنگری و ویرایش فیش ها
از جمله اموری که بعد از اتمام جمع آوری و ثبت اطلاعات باید انجام گیرد، بررسی یادداشت هایی است که فراهم آمده است.
فواید بازبینی فیش ها توسط پژوهشگر به شرح ذیل است:
1- حذف یادداشت های زاید.
2- تکمیل بعضی از فیش های احتمالی: در فرایند جمع آوری اطلاعات در مواردی این احتمال وجود دارد که پژوهشگر یادداشت هایی تهیه نماید که فاقد بعضی از مشخصات ضروری باشد؛ مثلا مشخصات منبع آنها یا نوع ثبت آنها، یادداشت نشده باشد. از این رو قبل از اینکه فیش ها طبقه بندی شوند، ضروری است تکمیل شوند؛ چون فیش غیر مستند در فرایند پژوهش ارزش چندانی ندارد.
3- حذف فیش های تکراری: بالا رفتن تعداد فیش ها در تحقیقات اسناد و مدارکی، فرایند تجزیه و تحلیل را مشکل می نماید. بدین جهت تا جایی که ممکن است باید تعداد فیش ها کمتر شود. از جمله ی این اقدامات حذف فیش های تکراریِ غیر ضروری است.
لازم به یادآوری است که در مواردی نباید فیش های تکراری را حذف نمود؛ به عنوان مثال در جایی که تکرار اطلاعات در منابع متعدد دلیلی بر اعتبار یک مطلب باشد، نباید آن را حذف کرد.
